Solicitud registradaUsuario 021 · 18 jul 2026
COMPLETA
En producción
De un seguimiento en Excel a un flujo trazable de decisiones.
Sistema web para registrar solicitudes, adjuntar documentos, notificar revisores, solicitar correcciones, conservar cada decisión y permitir que Calidad realice el seguimiento y cierre dentro de la misma plataforma.
Este caso corresponde a una solución real en producción. Los nombres, folios, usuarios, áreas, fechas, archivos y pantallas visibles fueron reconstruidos con datos ficticios.
SOLICITUD MOD-2026-0148
Seguimiento de aprobación
67%3 de 5 etapas
Archivos4Evidencias adjuntas
Revisiones3Registradas
EstadoEn CalidadSeguimiento abierto
VoBo de procesoUsuario 009 · Comentario registrado
APROBADASeguimiento de CalidadUsuario 004 · Revisión en curso
ACTIVACierre administrativoPendiente de información final
PENDIENTE↺
Corrección atendida y reenviadaLa respuesta, fecha y comentario permanecen en el historial.
EstadoEn producción
OrigenProceso controlado en Excel
TrazabilidadUsuario, fecha y comentarios
CierreSeguimiento dentro del sistema
01 / El reto operativo
Excel registraba datos, pero no controlaba el proceso de decisión.
Una solicitud empresarial no es solamente una fila. Necesita archivos, responsables, revisiones, correcciones, aprobaciones obligatorias y evidencia de cómo llegó al cierre.
El control previo en Excel permitía concentrar información básica, pero el seguimiento dependía de correos, mensajes y revisiones manuales. Reconstruir quién había aprobado, qué corrección se solicitó o cuál era la versión vigente requería buscar en distintas fuentes.
El riesgo no estaba en capturar la solicitud, sino en perder su contexto.
Cuando cada decisión ocurre fuera del registro principal, el estado visible puede no coincidir con lo que realmente falta para aprobar o cerrar.
Versiones separadas
Archivos y comentarios pueden quedar distribuidos entre correos, carpetas y diferentes copias del Excel.
Aprobación ambigua
Sin una bitácora estructurada resulta difícil comprobar quién aprobó, rechazó o solicitó una corrección.
Pendientes invisibles
Un aprobador puede no saber que tiene una revisión hasta que alguien le recuerda manualmente.
Cierre desconectado
El seguimiento final de Calidad pierde trazabilidad cuando se administra fuera del flujo original.
02 / Flujo implementado
De la solicitud al cierre, sin reconstruir la historia después.
La plataforma conecta captura, documentos, notificaciones, revisión, correcciones, aprobaciones finales y seguimiento para que cada cambio quede asociado con su responsable y momento.
- 01
Registrar
El solicitante captura la información y adjunta los archivos necesarios.
- 02
Notificar
Los revisores reciben correo cuando existe una solicitud pendiente.
- 03
Revisar
Aprobar, rechazar o solicitar corrección con fecha y comentario.
- 04
Dar seguimiento
Calidad consulta el expediente y registra el avance dentro del sistema.
- 05
Cerrar
La solicitud conserva el historial completo hasta su conclusión.
03 / Experiencia de uso
Pantallas que muestran qué falta, quién decide y qué cambió.
Los siguientes mockups representan el funcionamiento del módulo con datos sintéticos. No reproducen información confidencial ni una base productiva.
Expediente de solicitudInformación y archivos dentro del mismo registro
INFORMACIÓN REGISTRADAEXPEDIENTE ACTIVO
Ajuste de especificación para proceso interno
Cliente internoÁrea solicitante A
Fecha requerida31 jul 2026
Descripción
Se solicita revisar y aprobar el cambio documentado, incluyendo impacto, evidencia y responsables.
Bandeja de aprobacionesLos pendientes llegan al usuario responsable
Pendientes de revisión3 solicitudes
MOD-2026-0148 · Ajuste de especificaciónIngeniería · Recibida hace 2 h
REVISARMOD-2026-0144 · Cambio de documentoCalidad · Recibida ayer
PENDIENTEMOD-2026-0139 · Actualización de procesoOperaciones · Recibida hace 2 días
PENDIENTEHistorial y cierreCada decisión conserva responsable, fecha y comentario
- Solicitud registradaUsuario 021 adjuntó 3 documentos.
- Corrección solicitadaSe pidió actualizar el análisis de impacto.
- Corrección atendidaNueva versión y comentario del solicitante.
- Aprobación finalUsuario 006 aprobó la información.
- Seguimiento de CalidadValidación final y preparación del cierre.
04 / Capacidades en producción
Una solicitud se convierte en un expediente verificable.
El valor principal no es digitalizar una hoja de Excel, sino mantener relacionadas la información, los archivos, las decisiones y el cierre.
Notificación automática
Los aprobadores reciben correo cuando una solicitud requiere su intervención.
Corrección controlada
La solicitud puede regresar al responsable sin perder versiones, comentarios ni historial.
Decisiones trazables
Aprobaciones, rechazos y correcciones conservan usuario, fecha y observaciones.
Seguimiento y cierre
Calidad continúa y concluye el proceso dentro de la misma aplicación.
Aplicación webPHPMySQL / MariaDBRoles y permisosArchivos adjuntosCorreo automáticoHistorial de accionesFlujos de aprobación
Demo pública · PlantCore Labs
Prueba el flujo de solicitudes y aprobaciones con información ficticia.
Abre expedientes, solicita correcciones, registra aprobaciones y consulta el historial del flujo. La simulación es independiente, puede reiniciarse y no se conecta con ningún sistema productivo.
¿Tus solicitudes siguen dependiendo de Excel y correos?
Podemos convertirlas en un flujo con responsables y evidencia.
Describe quién solicita, quién revisa, qué archivos se necesitan y qué condiciones deben cumplirse para cerrar.
info@devalejandre.com